Alternatives aux services déconseillés (Skype, Dropbox, ...)

L’utilisation à des fins professionnelles des nombreux services gratuits disponibles sur Internet (messagerie, hébergement de sites web, stockage de données,...) suscite de manière générale de sérieuses réserves. Pour des raisons techniques (disponibilité, parasitisme, logiciels ou protocoles propriétaires), comme juridiques (intégrité ou confidentialité des informations). Les risques sont accrus lorsque ce fournisseur est situé à l’étranger, le dispensant de se conformer à la règlementation française ou europénne. Pour plus de détails voir les recommandations du Fonctionnaire Sécurité Défense du CNRS (2008).

Gmail et assimilés

L’utilisation à des fins professionnelles d’un service de messagerie gratuit (Gmail par
exemple) est à proscrire. L’adresse de messagerie, utilisée à titre professionnel doit être
celle fournie par l’organisme d’appartenance.

Le cellule recommande d’utiliser Thunderbird ou le webmail de l’institut. Quelques précisions sur la pérénnité des adresses électroniques.

Skype et assimilés

Skype est un logiciel de téléphonie et visiophonie largement utilisé. En revanche, son usage dans le cadre professionnel (activité de recherche) est sujet à caution et est interdit pour toute donnée sensible : voir la recommandation du Fonctionnaire Sécurité Défense du CNRS.

Il peut être toléré une utilisation de Skype sur une machine dédiée et déconnectée du réseau du laboratoire dans la mesure où les informations échangées ne sont pas sensibles.

Les mêmes problèmes se posent pour Google Hangouts, Discord, WhatsApp, Appear TV, Slack, Zoom ... La cellule informatique vous recommande vivement de ne pas utiliser ces logiciels, ou alors avec un compte autre que le compte professionnel ; par exemple, avec un compte supplémentaire dédié à cet usage.

Quelques alternatives recommandées :

• les webconférences de Mathrice (PLMwebconf) ou RENATER (Rendez-vous)
• la visioconférence depuis votre ordinateur ou les équipements de l’IMB.
• le service de discussion instantané (chat) de Mathrice (mattermost).

Dropbox et assimilés

Dropbox, Google Drive, OneDrive, Amazon Cloud sont des services de stockage et de partage en ligne de fichiers locaux. Leur utilisation est déconseillée, et interdite pour des données sensibles.

PLMbox (opéré par Mathrice et intégré aux services numériques de PORTAIL MATH) est une alternative sécurisée aux solutions de type Dropbox (portées par des clouds à la confidentialité non garantie).

We Transfer et assimilés

We Transfer est un service d’envoi de fichiers volumineux basé sur le Cloud. Son utilisation est déconseillée et interdite pour des données sensibles.

FileSender est une alternative sécurisée (fichiers de 100Mo au plus)

Trello et assimilés

Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Son utilisation est déconseillée, et interdite pour des données sensibles.

PLMkan (opéré par Mathrice) est une alternative sécurisée.

Outils recommandés

Voici une sélection d’outils numériques en ligne opérés par différents partenaires dont l’IMB recommande l’utilisation, et pour lesquels la Cellule Informatique vous apporte son soutien et ses conseils.

OFFRE MATHRICE accessible sur le PORTAIL MATH :

• l’annuaire de la communauté mathématique française
• un accès nomade aux revues électroniques
• un hébergement de sites web pour les ANR, GDR, les pages personnelles, les collaborations, etc.
• un site pour organiser séminaires, workshops et colloques gérant l’ordre du jour, les soumissions, les inscriptions et le paiement en ligne
• des listes de diffusion pour échanger au sein d’un groupe de travail, pour organiser des rencontres, etc.
• des web-conférences pour se réunir sans se déplacer
• une plmbox, un disque Internet, des dépôts subversion et git pour travailler collaborativement sur des fichiers communs
• une boîte aux lettres, une adresse @math.cnrs.fr pouvant suivre le mathématicien durant sa carrière
• des applications scientifiques en ligne, des licences logicielles dont un serveur Sagemath et des jetons pour logiciels commerciaux de calcul numérique et calcul formel
• des outils collaboratifs ouverts en dehors de la communauté mathématique grâce aux mécanismes de convergence d’identité, d’authentification et d’invitation.

AUTRES LIENS UTILES :

• Planifier des réunions (également accessible via l’ENT de l’université de Bordeaux)
• Service d’échange et de transfert de fichiers à gros volumes : dans "SERVICES EN LIGNE" -> "Service de fichiers" de l’ENT de l’université de Bordeaux
• Services numériques des partenaires